1. Responsable del tratamiento (art. 13, num. 1)
Juan Manuel Arboleda Orozco, CC 1193570960, domicilio Santiago de Cali, Colombia, correo fembot@femmeza.shop. Marca: FemBot. Área responsable de peticiones, consultas y reclamos (art. 23): el titular de FemBot, en el mismo correo.
2. Dos papeles distintos
| Datos | Quién es responsable | Quién es encargado |
|---|---|---|
| A. Los de quienes contratan FemBot (representantes y contactos de los negocios clientes y de la lista de espera: nombre, correo, teléfono, NIT, plan, historial de pagos y soporte) | FemBot | Mercado Pago (pagos), Shopify (página y formularios), proveedor de correo y de facturación electrónica, Cloudflare/hosting (acceso) |
| B. Los de las clientas de cada negocio (nombre, teléfono, dirección, cédula si el negocio la pide, conversaciones, pedidos) | El negocio cliente | FemBot, en los planes Emprendedor y Empresarial. En el plan Básico los datos están en el equipo del negocio y FemBot solo accede cuando se le pide soporte |
Esta política cubre los datos A. Los datos B los trata FemBot solo por cuenta y según las instrucciones de cada negocio, bajo el contrato de encargo; las clientas ejercen sus derechos ante el negocio (que es quien les informa su propia política), y FemBot le da las herramientas para atenderlos.
3. Tratamiento y finalidades (art. 13, num. 2)
| Finalidad | Datos | Base |
|---|---|---|
| Atender consultas y solicitudes de información sobre FemBot | Nombre, correo, teléfono, mensaje | Autorización (formulario) |
| Administrar la lista de espera y avisar cuando abran los cupos | Nombre, correo, teléfono, plan de interés | Autorización |
| Celebrar y ejecutar la suscripción: alta, instalación, soporte, facturación, cobro, avisos de mora | Identificación, contacto, plan, datos de pago sin números de tarjeta | Ejecución del contrato y autorización |
| Emitir factura electrónica (cuando la ley lo exija) y cumplir obligaciones tributarias y contables | NIT/CC, nombre, dirección, correo | Deber legal |
| Seguridad, prevención de fraude y atención de contracargos | Registros de acceso y de pago | Interés legítimo con autorización |
| Mejorar el servicio con estadísticas agregadas (sin identificar personas) | Datos anonimizados | — |
| Enviar novedades de FemBot (solo si marca la casilla específica) | Nombre, correo | Autorización separada y revocable |
No se venden los datos, no se usan para entrenar modelos de IA y no se perfilan personas. Los datos sensibles (salud, biométricos, etc.) no se piden en los formularios de FemBot; si alguien los escribe en un mensaje libre, su respuesta es facultativa y solo se usará para atender ese mensaje. FemBot no se dirige a menores de edad; si se detecta un dato de un menor sin autorización de su representante, se suprime.
4. Derechos del titular (Ley 1581, art. 8) (art. 13, num. 3)
Usted puede: (a) conocer, actualizar y rectificar sus datos; (b) solicitar prueba de la autorización; (c) ser informado del uso que se ha dado a sus datos; (d) presentar quejas ante la SIC por infracciones; (e) revocar la autorización y/o pedir la supresión cuando no se respeten los principios, derechos y garantías (la revocatoria no procede si tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, como conservar facturas); (f) acceder gratuitamente a sus datos.
5. Cómo ejercer sus derechos y plazos (art. 13, num. 4 y 5)
- Canal: correo a fembot@femmeza.shop, asunto «Datos personales». Gratuito.
- Qué incluir: nombre completo, documento, medio para responder, descripción clara y, si es un reclamo, los documentos que lo respalden. Si es un tercero, prueba de su representación.
- Consultas (conocer o acceder a sus datos): respuesta en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, le avisamos los motivos y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles adicionales (Ley 1581, art. 14).
- Reclamos (corregir, actualizar, suprimir, revocar, o por presunto incumplimiento): respuesta en máximo 15 días hábiles. Si el reclamo está incompleto, lo pedimos dentro de los 5 días siguientes; pasados 2 meses sin respuesta se entiende desistido. Si no es competencia de FemBot, se traslada en 2 días hábiles. Mientras se resuelve, el dato queda marcado «reclamo en trámite» (art. 15). Si no podemos cumplir en plazo, informamos los motivos y una nueva fecha, no mayor a 8 días hábiles adicionales.
- Requisito de procedibilidad: solo puede acudir a la SIC después de haber agotado este trámite ante FemBot.
- Entregaremos un número de radicado con fecha y hora.
6. Encargados, transmisiones y transferencias
- Usamos terceros que tratan datos por nuestra cuenta (encargados): Mercado Pago (cobros), Shopify (tienda y formularios), proveedor de correo y proveedor tecnológico de facturación electrónica (cuando se active), y un proveedor de alojamiento y acceso seguro. Varios están fuera de Colombia.
- La transmisión a un encargado no requiere nueva autorización del titular cuando existe un contrato de transmisión en los términos del art. 25 del Decreto 1377 (art. 24 num. 2); FemBot solo usa encargados que se comprometen a tratar los datos según esta política, con seguridad y confidencialidad.
- Si algún dato se transfiere a un tercero que será su propio responsable, solo se hará con autorización expresa o a países con nivel adecuado reconocido por la SIC (Ley 1581, art. 26).
- Los datos de las clientas de los negocios pueden almacenarse en servidores de la Unión Europea (si el negocio contrata un plan alojado en esa región), que figura entre los territorios con nivel adecuado de la SIC.
7. Seguridad y conservación
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables: cifrado de respaldos (AES-256-GCM), aislamiento entre negocios, registros sin datos personales, control de acceso y respuesta a incidentes. Si ocurre un incidente de seguridad con datos de la lista A, lo reportaremos a la SIC cuando proceda y avisaremos a los afectados; con datos de la lista B, avisamos sin demora al negocio responsable. Conservación: mientras dure la relación y el tiempo que exijan la ley tributaria, contable y comercial (hasta 10 años para facturas y soportes contables); las solicitudes de la lista de espera, hasta 12 meses si no se convierten en cliente. Los datos de las clientas del negocio se devuelven y borran al terminar el contrato (30 días para exportar; borrado verificable al día 60).
8. Vigencia y cambios (art. 13, num. 6)
Esta política rige desde 7 de octubre de 2026. La vigencia de la base de datos es la de la finalidad que la justifica y de los deberes legales de conservación. Los cambios sustanciales se comunicarán antes de aplicarse por correo y en la página.
9. Registro Nacional de Bases de Datos
Según el Decreto 090 de 2018, el registro (RNBD) es obligatorio hoy para sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos
totales superiores a 100.000 UVT ($5.237.400.000 con la UVT 2026 de $52.374). Si FemBot llega a estar obligado,
se registrará en el plazo legal. Ver 09_RNBD.md.
Documento redactado con base en la norma vigente; no reemplaza asesoría de un abogado.